Eine Immobilienverwaltung in der Schweiz gründen: Verwaltungsauftrag, Mietkaution, amtliche Formulare und Geldwäscherei

Immobilienverwaltung gründen: welche Bewilligung?

Kein Bundesgesetz macht die Verwaltung von Liegenschaften bewilligungspflichtig. Art. 418 OR erlaubt den Kantonen zwar besondere Vorschriften, aber nur für Börsenmakler, Sensale und Stellenvermittler; der Liegenschaftsverwalter steht nicht in dieser Liste.

Auch ein Diplom verlangt das Handelsregister nicht. Den eidgenössischen Fachausweis in der Immobilienbewirtschaftung schreibt ausserhalb des Tessins kein von uns geprüfter Text vor, ebenso wenig eine Mitgliedschaft im SVIT oder in der Westschweizer USPI. Er hilft vor allem beim Einstellen eines verantwortlichen Bewirtschafters, dem Eigentümer vertrauen.

Auch Genf verlangt für die Verwaltung keine Bewilligung. Sein Gesetz über die agents intermédiaires (LAInt) gilt nur für Vermittler von Geschäften («agents en fonds de commerce»), für Auskunfteien und Privatdetektive, und der Entwurf eines Maklergesetzes (PL 13732) ist nicht in Kraft. Für die übrigen Kantone, Zürich, Basel und Zug eingeschlossen, ist die Rechtslage im Einzelfall zu klären. Fragen Sie vor der Büromiete beim Kanton nach.

Verwaltung und Verkauf sind zwei Berufe. Wenn Sie gegen Provision Käufer für Liegenschaften suchen wollen, gilt der Maklervertrag, und unser Leitfaden Immobilienmakler werden in der Schweiz ist der richtige Ausgangspunkt.

Tessin: Liegenschaftsverwaltung nur mit Treuhänderbewilligung

Im Tessin braucht eine Immobilienverwaltung eine Bewilligung. Das kantonale Gesetz über die Treuhandberufe (Legge sull’esercizio delle professioni di fiduciario, LFid) zählt zum «fiduciario immobiliare» die «locazione di stabili e appartamenti» und die «amministrazione di immobili e di società immobiliari» (Art. 4 Bst. c und d). Art. 3 Bst. d nennt dieselbe Tätigkeit auch beim «fiduciario commercialista»: Ohne Bewilligung verwaltet im Tessin niemand fremde Liegenschaften.

Wer neu aus Deutschland oder Österreich kommt, bringt die zwei Jahre Schweizer Praxis meist nicht mit und braucht einen bewilligten Partner in der Geschäftsführung.

Ausländische Gründer und die Vertretung in der Schweiz

Bürger der EU oder der EFTA, die sich für eine selbstständige Erwerbstätigkeit niederlassen, erhalten nach dem Freizügigkeitsabkommen «eine Aufenthaltserlaubnis mit einer Gültigkeitsdauer von mindestens fünf Jahren», sofern sie nachweisen, dass sie zu diesem Zweck niedergelassen sind oder sich niederlassen wollen (FZA, Anhang I, Art. 12 Abs. 1). Gründer aus Drittstaaten werden nur zugelassen, wenn «dies dem gesamtwirtschaftlichen Interesse entspricht» und die finanziellen und betrieblichen Voraussetzungen erfüllt sind (Art. 19 AIG).

Unabhängig davon stellt das Obligationenrecht eine Bedingung an die Gesellschaft: «Die Gesellschaft muss durch eine Person vertreten werden können, die Wohnsitz in der Schweiz hat. Diese Person muss Geschäftsführer oder Direktor sein» (Art. 814 Abs. 3 OR für die GmbH). In der AG ist es ein Mitglied des Verwaltungsrates oder ein Direktor (Art. 718 Abs. 4 OR). Wer in Lörrach oder Konstanz wohnen bleibt, erfüllt diese Bedingung nicht und braucht eine zweite Person mit Wohnsitz in der Schweiz.

Der Verwaltungsauftrag nach Obligationenrecht

Mit jedem Eigentümer schliessen Sie einen einfachen Auftrag nach Art. 394 ff. OR. «Durch die Annahme eines Auftrages verpflichtet sich der Beauftragte, die ihm übertragenen Geschäfte oder Dienste vertragsgemäss zu besorgen» (Art. 394 Abs. 1 OR). Ihr Honorar ist geschuldet, «wenn sie verabredet oder üblich ist» (Abs. 3). Halten Sie Honorar und Befugnisse schriftlich fest.

Art. 401 OR ist Ihr bestes Argument gegenüber einem zögernden Eigentümer. Fällt die Verwaltung in Konkurs, kann er «die beweglichen Sachen herausverlangen, die dieser in eigenem Namen, aber für Rechnung des Auftraggebers zu Eigentum erworben hat» (Abs. 3), und für die Forderungen gilt dasselbe «auch gegenüber der Masse» (Abs. 2).

Härter trifft Sie Art. 404 Abs. 1 OR: «Der Auftrag kann von jedem Teile jederzeit widerrufen oder gekündigt werden.» Rechnen Sie im Businessplan deshalb nicht mit einer Mindestlaufzeit Ihrer Mandate.

Mietkaution und Rückgabeprotokoll

Die Mietkaution gehört nie auf das Konto der Verwaltung. Leistet der Mieter eine Sicherheit in Geld oder Wertpapieren, muss der Vermieter sie «bei einer Bank auf einem Sparkonto oder einem Depot, das auf den Namen des Mieters lautet, hinterlegen» (Art. 257e Abs. 1 OR). Für Wohnungen gilt eine Obergrenze: «Bei der Miete von Wohnräumen darf der Vermieter höchstens drei Monatszinse als Sicherheit verlangen» (Abs. 2). Für Geschäftsräume nennt das Gesetz keinen Höchstbetrag, die Hinterlegung auf den Namen des Mieters gilt aber auch dort.

Die Bank gibt die Kaution nur mit Zustimmung beider Parteien, gestützt auf einen rechtskräftigen Zahlungsbefehl oder ein rechtskräftiges Urteil heraus (Abs. 3). Macht der Vermieter innert eines Jahres nach Ende des Mietverhältnisses keinen Anspruch rechtlich geltend, kann der Mieter die Rückerstattung allein verlangen.

Das Rückgabeprotokoll

Bei der Rückgabe muss der Vermieter den Zustand prüfen und Mängel, für die der Mieter einsteht, «diesem sofort melden» (Art. 267a Abs. 1 OR). Versäumt er das, verliert er seine Ansprüche, ausser für Mängel, die bei übungsgemässer Untersuchung nicht erkennbar waren. Das letzte Rückgabeprotokoll und den bisherigen Mietzins kann der neue Mieter einsehen (Art. 256a OR).

Das amtliche Formular in den Kantonen

Drei Handlungen einer Verwaltung verlangen ein vom Kanton genehmigtes Formular: die Mietzinserhöhung, die Kündigung und in manchen Kantonen der Abschluss eines neuen Mietvertrags. Eine Erhöhung ist nichtig, wenn der Vermieter sie «nicht mit dem vorgeschriebenen Formular mitteilt» (Art. 269d Abs. 2 Bst. a OR) oder nicht begründet. Auch die Kündigung ohne genehmigtes Formular ist nichtig (Art. 266l Abs. 2 und 266o OR).

Für den Anfangsmietzins lässt Art. 270 Abs. 2 OR die Kantone entscheiden: «Im Falle von Wohnungsmangel können die Kantone für ihr Gebiet oder einen Teil davon die Verwendung des Formulars gemäss Artikel 269d beim Abschluss eines neuen Mietvertrags obligatorisch erklären.» Seit dem 1. Oktober 2025 muss dieses Formular zusätzlich den für den bisherigen Mietzins geltenden Stand des Referenzzinssatzes und des Landesindexes der Konsumentenpreise angeben (Art. 19 Abs. 3 VMWG).

Die Kantone knüpfen die Pflicht an die Leerwohnungsziffer. In Basel-Stadt heisst es: «Beträgt der Leerwohnungsbestand im Kanton höchstens 1,5 Prozent, sind Vermieterinnen und Vermieter von Wohnräumen verpflichtet, beim Abschluss eines Mietvertrages das in Art. 270 Abs. 2 OR vorgesehene Formular zu verwenden» (§ 214b Abs. 2 EG ZGB BS). Zürich und Luzern kennen dieselbe Schwelle, und in allen drei Kantonen gilt eine Änderung der Formularpflicht ab dem 1. November des betreffenden Jahres. Prüfen Sie Ihre Vertragsvorlagen deshalb jeden Herbst.

Nach Übernahme der Wohnung hat der Mieter 30 Tage, um den Anfangsmietzins bei der Schlichtungsbehörde anzufechten (Art. 270 Abs. 1 OR). Bei Erhöhungen wegen Kostensteigerungen oder wertvermehrender Verbesserungen kann er zudem eine zahlenmässige Begründung verlangen (Art. 20 VMWG): Bewahren Sie die Rechnungen jeder Sanierung geordnet auf.

Verwaltungskonten und Geldwäschereigesetz

Mietzinse für einen Eigentümer einzuziehen, macht Ihre Verwaltung nach der Praxis der FINMA nicht zum Finanzintermediär. Das GwG erfasst Personen, die «berufsmässig fremde Vermögenswerte annehmen oder aufbewahren oder helfen, sie anzulegen oder zu übertragen» (Art. 2 Abs. 3 GwG), nimmt aber in der Verordnung «die Inkassotätigkeit» aus (Art. 2 Abs. 2 Bst. a Ziff. 2 GwV). Das FINMA-Rundschreiben 2011/1, in der seit dem 1. Januar 2017 geltenden Fassung, ordnet die übliche Immobilienverwaltung genau dort ein: Der Verwalter, der Mietzinse, Nebenkosten und Sicherheiten im Namen, im Auftrag und für Rechnung des Eigentümers erhält, «ist nicht ein Finanzintermediär im Sinne des GwG, denn er betreibt eine Inkassotätigkeit» (Rz 124).

Auch die Zahlungen aus diesen Einnahmen bleiben ausserhalb des GwG, wenn sie «einen direkten Zusammenhang mit der üblichen Liegenschaftsverwaltung haben» (Rz 125). Beispiele sind Hypothekarzinsen, Strom und Wasser, Steuern und Versicherungen der Liegenschaft, Unterhalt, Hauswartlöhne und die Rückzahlung von Überschüssen (Rz 126). Die Grenze steht in Rz 127: «Ausserhalb dieser Verwaltungstätigkeit ist die Entgegennahme von Geld und dessen Weiterleitung dem GwG unterstellt.» Das gilt nach gleichen Kriterien für die Verwaltung von Stockwerkeigentum.

Braucht es ein eigenes Konto pro Eigentümer?

Kein Bundesgesetz schreibt es vor. Art. 400 und 401 OR setzen aber voraus, dass das Geld jedes Auftraggebers erkennbar bleibt. Ein von Ihren eigenen Mitteln getrenntes Verwaltungskonto, pro Liegenschaft geführt, ist die gute Praxis, die Eigentümer erwarten.

GmbH oder AG, Mehrwertsteuer und ein Fall aus Basel

Für die meisten, die eine Immobilienverwaltung gründen, passt die GmbH: Das Stammkapital beträgt mindestens 20 000 Franken (Art. 773 OR) und ist bei der Gründung voll zu decken. Die AG mit 100 000 Franken Aktienkapital, davon 50 000 einbezahlt (Art. 621 und 632 OR), passt zu mehreren Teilhabern. Den Ablauf bis zum Handelsregistereintrag zeigt unsere Seite Firmengründung in Genf.

Bei der Mehrwertsteuer trennen Sie zwei Geldflüsse. Der Mietzins gehört dem Eigentümer und ist als «die Überlassung von Grundstücken und Grundstücksteilen zum Gebrauch oder zur Nutzung» von der Steuer ausgenommen (Art. 21 Abs. 2 Ziff. 21 MWSTG); eine Option ist ausgeschlossen, wenn der Mieter die Räume ausschliesslich zum Wohnen nutzt (Art. 22 Abs. 2 Bst. b MWSTG). Ihr Verwaltungshonorar fehlt in der Liste der Ausnahmen und unterliegt dem Normalsatz von 8,1 Prozent (Art. 25 Abs. 1 MWSTG) und zählt für die Grenze von 100 000 Franken Umsatz aus nicht ausgenommenen Leistungen (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG).

Ein Fall: ein Verwalter aus Stuttgart übernimmt 36 Wohnungen in Basel

Ein Bewirtschafter aus Stuttgart zieht nach Basel und gründet dort eine GmbH, deren Geschäftsführer er ist. Er erhält seine Aufenthaltserlaubnis nach dem FZA und erfüllt mit seinem Basler Wohnsitz Art. 814 Abs. 3 OR selbst. Zwei Basler Eigentümer übertragen ihm 36 Wohnungen und ein Ladenlokal, jeweils mit schriftlichem Verwaltungsvertrag, Kostenlimite für Reparaturen und Quartalsabrechnung.

Basel-Stadt steht in der BWO-Übersicht 2026 unter den Kantonen mit Formularpflicht: Jede Neuvermietung einer Wohnung läuft über das amtliche Formular mit Vormietzins, Referenzzinssatz und Landesindex. Die Kautionen der Wohnungsmieter, höchstens drei Monatszinse, liegen auf Konten auf deren Namen; für das Ladenlokal gilt kein Höchstbetrag, wohl aber dieselbe Hinterlegung. Sobald die Honorare der GmbH 100 000 Franken im Jahr erreichen, meldet er sich bei der ESTV an und stellt 8,1 % auf sein Honorar in Rechnung, während die eingezogenen Mietzinse ausserhalb der Steuer bleiben.

Fünf Fehler, die eine Verwaltung Mandate kosten

• Die Mietkaution auf dem Geschäftskonto verbuchen statt auf einem Bankkonto auf den Namen des Mieters.
• Eine einzige Mietvertragsvorlage für alle Kantone verwenden, ohne jedes Jahr zu prüfen, wo das Formular für den Anfangsmietzins gilt.
• Eine Mietzinserhöhung per Brief mitteilen: Ohne genehmigtes Formular und Begründung ist sie nichtig, und der Eigentümer hält sich an Sie.
• Für den Eigentümer Geld anlegen oder private Rechnungen bezahlen, ohne zu bedenken, dass dann das GwG gilt.
• Den Businessplan auf feste Laufzeiten bauen, obwohl Art. 404 OR den jederzeitigen Widerruf erlaubt.

FAQ: Immobilienverwaltung gründen in der Schweiz

Braucht man eine Bewilligung, um eine Immobilienverwaltung zu gründen?

Auf Bundesebene nicht. Das Tessin ist die Ausnahme: Seine LFid verlangt in der Geschäftsführung der Gesellschaft eine bewilligte natürliche Person mit anerkanntem Titel und zwei Jahren Praxis in einem Treuhandunternehmen in der Schweiz.

Darf die Mietkaution auf das Konto der Verwaltung überwiesen werden?

Nein. Art. 257e OR verlangt die Hinterlegung bei einer Bank, auf einem Sparkonto oder Depot auf den Namen des Mieters. Bei Wohnungen darf die Kaution höchstens drei Monatszinse betragen.

In welchen Deutschschweizer Kantonen ist das Formular für den Anfangsmietzins Pflicht?

Laut der Übersicht des Bundesamts für Wohnungswesen vom September 2026 in Zürich, Basel-Stadt, Zug, Luzern und Bern. Ausserhalb der Deutschschweiz nennt sie Freiburg und Genf, teilweise die Waadt und Neuenburg.

Untersteht eine Immobilienverwaltung dem Geldwäschereigesetz?

Für die übliche Verwaltung nicht, nach der Praxis der FINMA (Rundschreiben 2011/1, Rz 124 bis 127): Mietzinse, Nebenkosten und Sicherheiten für den Eigentümer einziehen und die Ausgaben der Liegenschaft bezahlen gilt als Inkassotätigkeit. Ausserhalb dieser Verwaltung ist die Entgegennahme und Weiterleitung von Geld dem GwG unterstellt.

Kann ein Eigentümer seiner Verwaltung jederzeit kündigen?

Ja. Nach Art. 404 OR kann der Auftrag von jeder Partei jederzeit widerrufen werden. Wer zur Unzeit kündigt, ersetzt den Schaden, den er der anderen Seite verursacht.

Muss eine Immobilienverwaltung Mehrwertsteuer abrechnen?

Auf ihre Honorare ja, zum Normalsatz von 8,1 %, sobald der Umsatz aus steuerbaren Leistungen 100 000 Franken im Jahr erreicht. Die Mietzinse, die sie für den Eigentümer einzieht, sind von der Steuer ausgenommen (Art. 21 Abs. 2 Ziff. 21 MWSTG).

Quellen

• Obligationenrecht (OR), SR 220, Art. 256a bis 270, 394 bis 404, 418, 621, 632, 718, 773 und 814
• Verordnung über die Miete und Pacht von Wohn- und Geschäftsräumen (VMWG), SR 221.213.11, Art. 19 und 20
• Bundesamt für Wohnungswesen (BWO), Mietrecht und Übersicht 2026 zur Formularpflicht beim Anfangsmietzins (September 2026)
• FINMA-Rundschreiben 2011/1 «Tätigkeit als Finanzintermediär nach GwG», Fassung vom 1. Januar 2017
• Geldwäschereigesetz (GwG), SR 955.0, Art. 2
• Geldwäschereiverordnung (GwV), SR 955.01, Art. 2
• Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), SR 641.20, Art. 10, 21, 22 und 25
• Kanton Genf, Loi sur les agents intermédiaires (LAInt), I 2 12 (französisch)
• Kanton Tessin, Legge sull’esercizio delle professioni di fiduciario (LFid), RL 953.100 (italienisch)
• Freizügigkeitsabkommen (FZA), SR 0.142.112.681, Anhang I
• Ausländer- und Integrationsgesetz (AIG), SR 142.20, Art. 19