Das Meldeverfahren erlaubt EU/EFTA-Unternehmen, Mitarbeitende bis zu 90 Arbeitstage pro Kalenderjahr ohne Bewilligung in der Schweiz einzusetzen. Bedingung: eine Online-Meldung mindestens acht Tage vor Arbeitsbeginn, seit dem 17. März 2025 ausschliesslich über das Meldeportal des Bundes, und Schweizer Lohn- und Arbeitsbedingungen ab dem ersten Tag.
Dieser Leitfaden zeigt, wer melden muss, welche Fristen und Ausnahmen gelten, wie die Meldung Schritt für Schritt eingereicht wird und welche Fehler Kontrollen auslösen. RISTER®, Treuhandbüro in Genf, übernimmt die Meldungen für ausländische Arbeitgeber in der ganzen Westschweiz.
Inhalt
- Wer muss eine Meldung einreichen?
- Die Fristen: 8 Tage, 8 Arbeitstage, 90 Tage
- Sensible Branchen: Meldung ab dem ersten Tag
- Das Online-Portal seit dem 17. März 2025
- Die Meldung Schritt für Schritt
- Meldung ändern, verlängern oder stornieren
- Notfälle: die Ausnahmen von der 8-Tage-Frist
- Die Fehler, die Kontrollen auslösen
- FAQ
Wer muss eine Meldung einreichen?
Das Meldeverfahren nach dem Freizügigkeitsabkommen erfasst drei Gruppen:
- Entsandte Arbeitnehmende eines Arbeitgebers mit Sitz in der EU/EFTA, die in der Schweiz eine Dienstleistung erbringen;
- Selbstständige Dienstleistungserbringer aus der EU/EFTA;
- Stellenantritte bis drei Monate bei einem Schweizer Arbeitgeber durch EU/EFTA-Staatsangehörige.
Für Arbeitgeber mit Sitz ausserhalb der EU/EFTA gilt das Meldeverfahren nicht: Dort ist grundsätzlich ab dem ersten Tag eine Bewilligung nötig. Eine Ausnahme besteht für Drittstaatsangehörige, die bei einem EU/EFTA-Unternehmen angestellt und seit mindestens zwölf Monaten in dessen regulärem Arbeitsmarkt integriert sind: Sie können mit dem Meldeverfahren einreisen.
Die Meldung ist nur einer der Bausteine einer konformen Entsendung; Löhne, A1-Bescheinigung, Bewilligungen über 90 Tage und MWST behandelt unser Leitfaden zur Entsendung von Mitarbeitern in die Schweiz.
Die Fristen: 8 Tage, 8 Arbeitstage, 90 Tage
Drei Zahlen strukturieren das Verfahren, und zwei davon werden ständig verwechselt:
| Schwelle | Bedeutung |
|---|---|
| 8 Tage Voranmeldefrist | Die Meldung muss mindestens acht Kalendertage vor Arbeitsbeginn eingereicht sein |
| 8 Arbeitstage pro Kalenderjahr | Bis zu dieser Gesamtdauer ist der Einsatz meldefrei, ausser in den sensiblen Branchen |
| 90 Arbeitstage pro Kalenderjahr | Obergrenze des Meldeverfahrens, gezählt pro Unternehmen und pro Mitarbeitenden; darüber braucht es eine Bewilligung |
Die drei Schwellen des Meldeverfahrens. Quelle: SEM.
Das 90-Tage-Kontingent zählt doppelt: Sowohl das Unternehmen als auch jeder einzelne Mitarbeitende dürfen es nicht überschreiten. Ein Betrieb, der drei Teams nacheinander auf dieselbe Baustelle schickt, verbraucht sein Firmenkontingent schneller als gedacht: Wir führen den Zähler mandatsweise mit.
Sensible Branchen: Meldung ab dem ersten Tag
In den Branchen mit erhöhtem Kontrollrisiko entfällt die 8-Arbeitstage-Ausnahme; gemeldet wird ab der ersten Stunde:
- Bauhaupt- und Baunebengewerbe
- Gastgewerbe und Hotellerie
- Reinigung in Industrie und Haushalten
- Überwachungs- und Sicherheitsdienste
- Reisendengewerbe
- Garten- und Landschaftsbau
In genau diesen Branchen sind auch die paritätischen Kommissionen am aktivsten. Wer dort ohne Meldung oder mit unvollständigem Lohndossier angetroffen wird, riskiert nicht nur die Busse, sondern die sofortige Vertiefung der Kontrolle.
Das Online-Portal seit dem 17. März 2025
Seit dem 17. März 2025 werden Meldungen ausschliesslich über das neue Online-Meldeportal des Bundes eingereicht; das frühere Verfahren wurde abgelöst. Die Umstellung brachte drei praktische Änderungen:
- ein zentrales Konto pro meldepflichtigem Unternehmen, das für alle künftigen Einsätze wiederverwendet wird;
- strukturierte Erfassung von Einsatzort, Auftraggeber und Lohn pro Mitarbeitenden;
- elektronische Meldebestätigungen, die bei Kontrollen auf der Baustelle vorzuweisen sind.
Alte Zugangsdaten aus dem früheren System gelten nicht automatisch weiter: Wer zuletzt vor 2025 gemeldet hat, sollte die Kontoeinrichtung nicht auf den Tag vor Fristbeginn verschieben.
Die Meldung Schritt für Schritt
- Rechtliche Qualifikation prüfen. Nur die echte Entsendung im Rahmen eines Dienstleistungsvertrags ist zulässig; Personalverleih aus dem Ausland ist verboten (Art. 12 Abs. 2 AVG). Diese Prüfung steht vor jedem Formular.
- Lohn validieren. Anwendbaren GAV und verbindliche Minima bestimmen, den zu meldenden Lohn dokumentieren. Der gemeldete Lohn ist die Referenz jeder späteren Kontrolle.
- Konto im Meldeportal einrichten (einmalig): Unternehmensdaten, Kontaktperson, Zustelladresse.
- Meldung erfassen: Identität jedes Mitarbeitenden, Einsatzort, Schweizer Auftraggeber, Daten von Beginn und Ende, Branche, Lohn.
- Frist einhalten: Absenden mindestens acht Tage vor Arbeitsbeginn; der Einsatz darf erst nach Ablauf der Frist beginnen.
- Bestätigung archivieren und den Teams vor Ort mitgeben, zusammen mit A1-Bescheinigung, Arbeitsvertrag und Lohnabrechnungen.
Der RISTER®-Tipp
Behandeln Sie Meldung und A1-Bescheinigung als ein einziges Dossier mit zwei Kalendern: Die Meldung braucht acht Tage Vorlauf, die A1 je nach Kasse mehrere Wochen. Vollständig ist der Einsatz erst, wenn beide Dokumente dieselben Daten decken. Wie der A1-Antrag läuft, zeigt unser Leitfaden zur A1-Bescheinigung für die Schweiz.
Meldung ändern, verlängern oder stornieren
Die Meldung bildet den realen Einsatz ab, nicht die Planung vom Vormonat. Ändert sich das Dossier, ist zu handeln:
- Verschiebung oder Verlängerung: neue oder korrigierte Meldung vor dem neuen Arbeitsbeginn; stillschweigend weiterarbeiten heisst unangemeldet arbeiten;
- Personalwechsel: jeder zusätzliche Mitarbeitende wird einzeln nachgemeldet, unter Beachtung der 8-Tage-Frist;
- Absage des Einsatzes: Stornierung im Portal, damit das 90-Tage-Kontingent nicht unnötig belastet wird.
Notfälle: die Ausnahmen von der 8-Tage-Frist
Die Voranmeldefrist kennt eine enge Ausnahme: Notfallarbeiten wie die Behebung unvorhersehbarer Schäden, Reparaturen nach Unfällen oder Elementarereignissen, wenn sofortiges Handeln objektiv nötig ist. In diesen Fällen darf die Arbeit am Tag der Meldung beginnen; der Grund ist in der Meldung zu dokumentieren.
Nicht darunter fällt die kommerzielle Dringlichkeit: Ein ungeduldiger Kunde, ein verspäteter Projektplan oder eine kurzfristig gewonnene Ausschreibung rechtfertigen keine Ausnahme. Wer die Frist regelmässig mit « Notfällen » umgeht, zieht genau die Kontrollen an, die er vermeiden wollte.
Die Fehler, die Kontrollen auslösen
- Zu tiefer oder pauschaler gemeldeter Lohn: Abweichungen vom GAV-Minimum fallen bereits bei der Erfassung auf und werden an die Kontrollorgane weitergeleitet.
- Falsche Branche: wer Baunebengewerbe als « Beratung » erfasst, umgeht scheinbar die Erste-Stunde-Meldung und riskiert die Qualifikation als Falschmeldung.
- Daten, die nicht zur Realität passen: Teams, die vor dem gemeldeten Beginn auf der Baustelle stehen, sind der Klassiker jeder Flankenkontrolle.
- Vergessene Subunternehmer: Jede rechtlich eigenständige Einheit meldet ihre eigenen Leute; die Meldung des Hauptunternehmens deckt sie nicht.
- Meldung ohne A1: Die Meldebestätigung ersetzt die A1-Bescheinigung nicht; bei Kontrollen werden beide verlangt.
FAQ zum Meldeverfahren Schweiz
Was ist das Meldeverfahren?
Das vereinfachte Verfahren des Freizügigkeitsabkommens: EU/EFTA-Unternehmen können Mitarbeitende bis zu 90 Arbeitstage pro Kalenderjahr ohne Bewilligung in der Schweiz einsetzen, wenn der Einsatz mindestens acht Tage im Voraus online gemeldet wird und die Schweizer Lohn- und Arbeitsbedingungen eingehalten sind.
Gilt das Meldeverfahren auch für Selbstständige?
Ja. Selbstständige Dienstleistungserbringer aus der EU/EFTA melden ihre Einsätze nach denselben Regeln. Bei Kontrollen müssen sie ihre Selbstständigkeit belegen können; sonst droht die Umqualifikation als Arbeitnehmende mit allen Lohnfolgen.
Was kostet eine fehlende oder verspätete Meldung?
Eine Verwaltungsbusse bis CHF 5’000, auch wenn alles andere konform ist. Bei Verletzung der Lohn- und Arbeitsbedingungen kommen Bussen bis CHF 30’000 hinzu (Art. 9 EntsG), bei schweren oder wiederholten Verstössen eine Dienstleistungssperre von einem bis fünf Jahren mit Eintrag auf der öffentlichen SECO-Liste.
Zählen Reisetage zu den 90 Tagen?
Gezählt werden die effektiven Arbeitstage in der Schweiz. Ein angebrochener Arbeitstag zählt als ganzer Tag; reine Reisetage ohne Arbeitsleistung zählen nicht. Entscheidend ist eine saubere Einsatzdokumentation, die bei Kontrollen die Zählung belegt.
Muss für eine Besprechung in der Schweiz gemeldet werden?
Nein. Meldepflichtig ist die Erbringung einer Dienstleistung: Montage, Wartung, Bauarbeiten, Beratung beim Kunden. Geschäftstermine, Verhandlungen oder Messebesuche lösen keine Meldepflicht aus. Die A1-Bescheinigung ist dagegen für jede berufliche Tätigkeit mitzuführen, auch für Termine.
Wie schnell kommt die Meldebestätigung?
Die elektronische Bestätigung wird nach dem Absenden im Portal ausgestellt. Sie belegt aber nur die Einreichung: Der Einsatz darf erst nach Ablauf der 8-Tage-Frist beginnen, ausser bei dokumentierten Notfällen.
Übernimmt RISTER die Meldungen?
Ja. Über unseren Service für die Verwaltung von Entsendungen validieren wir zuerst Qualifikation und Lohn, reichen die Meldungen fristgerecht ein, verwalten Änderungen und Stornierungen, führen Ihr 90-Tage-Kontingent und antworten den Kontrollorganen in Ihrem Namen. Die Beratung erfolgt auf Englisch.
Quellen
Das Wichtigste in Kürze
Das Meldeverfahren ist der schnellste Weg für EU/EFTA-Arbeitgeber in die Schweiz, aber es verzeiht keine Nachlässigkeit: acht Tage Vorlauf, korrekte Löhne, richtige Branche, jede Änderung nachgemeldet, Bestätigung und A1 auf der Baustelle. RISTER in Genf übernimmt das Verfahren von der Lohnvalidierung bis zur Antwort an die Kontrollorgane. Kontaktieren Sie unsere Experten, bevor Ihr Einsatz beginnt.
